Cwestiynau cyffredinol am y broses gwyno

Mae’n rhaid i chi gyflwyno cwyn ysgrifenedig i’r Comisiynydd. Gallwch wneud hynny drwy’r dulliau canlynol:

• Ar e-bost i post@cyg-wlc.cymru
• Drwy gyfrifon cymdeithasol y Comisiynydd ar Twitter a Facebook.
• Trwy lythyr i:

Comisiynydd y Gymraeg

Uned 2, Bloc C

Doc Fictoria

Ffordd Balaclava

Caernarfon

LL55 1TH

Mae gan y Comisiynydd bwerau cyfreithiol o dan Ddeddf yr Iaith Gymraeg 1993 a Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011 i ddelio â chwynion am sefydliadau cyhoeddus sydd yn dod o dan drefn Safonau'r Gymraeg.

Mae rhan helaeth o sefydliadau cyhoeddus yng Nghymru (a rhai sefydliadau Prydeinig hefyd) yn dod o dan y drefn hon. Mae rhain yn cynnwys awdurdodau lleol, parciau cenedlaethol, byrddau iechyd, heddluoedd a gwasanaethau tân, Prifysgolion a Cholegau, asiantaethau o fewn Llywodraeth y DU a sefydliadau cyhoeddus eraill.

Os oes gennych chi gŵyn am sefydliadau neu fudiadau eraill (e.e. busnesau neu'r rhan helaeth o elusennau) mae croeso i chi gysylltu â ni. Er nad oes gan y Comisiynydd bŵer cyfreithiol i weithredu ar gwynion am y sefydliadau hyn,  bydd ein tîm arbenigol ni'n ceisio eich helpu. Mae nifer o fusnesau ac elusennau wedi ymateb yn gadarnhaol i drafodaethau yn codi o sylwadau a phryderon gan y cyhoedd. 

Sefydliad sydd yn dod o dan drefn Safonau’r Gymraeg:

Os ydy’r sefydliad yr ydych yn cwyno amdano yn ddarostyngedig i Safonau’r Gymraeg nid oes yn rhaid i chi gyflwyno cwyn i’r sefydliad yn gyntaf. Gallwch gwyno yn syth i’r Comisiynydd, ac mae dyletswydd ar y Comisiynydd i ystyried pob cwyn y mae’n ei derbyn. Er hynny, mae’r Comisiynydd yn annog achwynwyr i gwyno wrth y sefydliad yn y lle cyntaf, er mwyn rhoi cyfle iddo ymateb, a chynnig datrysiad i’r gŵyn.

Sefydliad sydd yn gweithredu Cynllun Iaith Gymraeg:

Os ydy’r sefydliad yr ydych yn cwyno amdano yn gweithredu Cynllun Iaith mae’n rhaid i chi gyflwyno eich cwyn i’r sefydliad yn gyntaf a rhoi cyfle rhesymol i’r sefydliad ymateb. Os nad ydy’r sefydliad yn ymateb i’r gŵyn o fewn amser rhesymol, neu os nad ydych yn fodlon gydag ymateb y sefydliad, gallwch yna gyflwyno eich cwyn i’r Comisiynydd i’w ystyried.

Er mwyn i’ch cwyn fod yn ddilys mae’n rhaid i chi:

• Ddweud pwy yw’r sefydliad yr ydych yn cwyno amdano
• Egluro beth yn union yr ydych yn cwyno amdano.
• Egluro sut mae’r methiant wedi effeithio arnoch chi.
• Nodi eich enw a’ch manylion cyswllt – mae’n ddefnyddiol derbyn cyfeiriad e-bost neu post gan y bydd y Comisiynydd yn cyflwyno dogfennau i chi wrth ddelio â’ch cwyn.

Er mwyn ystyried eich cwyn, mae’n bwysig eich bod yn cyflwyno cymaint o wybodaeth a phosib i gefnogi honiadau eich cwyn. I helpu’r Comisiynydd i ddeall ac ystyried eich cwyn yn llawn byddai’r wybodaeth ganlynol yn ddefnyddiol:

• Dyddiadau ac amser y daethoch yn ymwybodol o’r broblem.
• Lleoliad y digwyddiad
• Dolenni at dudalennau gwe os yn berthnasol i’r gŵyn.
• Unrhyw rifau ffôn neu gyfeiriadau e-bost sydd yn berthnasol i’r gŵyn
• Lluniau, fideos neu glipiau sain
• Copïau o ddogfennau neu ohebiaeth sydd yn berthnasol i’r gŵyn.

Nid yw'n arfer gan y Comisiynydd i rannu manylion achwynwyr gyda’r sefydliad. Er hynny, mae’n bosib mewn rhai achosion bydd angen rhannu rhai manylion gyda’r sefydliad er mwyn galluogi’r sefydliad i ymchwilio i’r hyn oedd wedi digwydd. Gall hynny olygu rhannu enw neu fanylion cyswllt mewn rhai achosion. Os nad ydych yn fodlon i’r Comisiynydd rannu’r manylion hyn gyda’r sefydliad, dylid nodi hynny wrth y swyddog fydd yn delio â’ch cwyn.

Os yw person yn cyflwyno cwyn i’r Comisiynydd am sefydliad sydd dan ddyletswydd i gydymffurfio â safonau’r Gymraeg, mae’n rhaid i’r Comisiynydd ystyried a phenderfynu a yw am gynnal ymchwiliad statudol i’r gŵyn ai peidio. 

Cyn y gall y Comisiynydd ddod i ddyfarniad ynglŷn ag os ydy’r sefydliad wedi methu â chydymffurfio gyda safon yn achos eich cwyn chi, mae’n rhaid iddo gynnal ymchwiliad statudol. Fel rhan o’r ymchwiliad bydd y Comisiynydd yn gofyn am dystiolaeth gan y sefydliad dan sylw drwy gyflwyno Hysbysiad Tystiolaeth iddo.

Yna bydd y Comisiynydd yn ystyried y dystiolaeth sydd wedi ei gyflwyno gennych chi a’r sefydliad a phenderfynu os yw’r sefydliad wedi methu â chydymffurfio gyda’r safonau sydd wedi eu gosod arno yn ei hysbysiad cydymffurfio. Bydd yn cyflwyno ei ddyfarniad drwy adroddiad fydd yn cael ei rannu â chi a’r sefydliad.

Mae’r Comisiynydd yn ystyried y gŵyn a gyflwynwyd a’r dystiolaeth a dderbyniwyd gan yr achwynydd a’r sefydliad dan sylw.  

Mae hefyd yn ystyried y ddyletswydd sydd wedi ei gosod ar y sefydliad ac yn ystyried a yw ymddygiad y sefydliad yn ymateb i hynny.

Ar sail y dystiolaeth, mae’r Comisiynydd yn dod i ddyfarniad. Bydd cyfle i’r achwynydd a’r sefydliad roi sylwadau ar yr adroddiad a bydd dyletswydd ar y Comisiynydd i ystyried y sylwadau hynny.

Bydd y Comisiynydd yna’n dod i ddyfarniad terfynol. Yn ddibynnol ar y dyfarniad hwnnw gall y Comisiynydd gymryd camau pellach er mwyn gwella’r ddarpariaeth i ddefnyddwyr y Gymraeg yn y dyfodol.

Mae’n rhaid i’r Comisiynydd ystyried pob cwyn a dderbynnir a phenderfynu a yw am gynnal ymchwiliad statudol i’r gŵyn ai peidio. 

Cyn y gall y Comisiynydd wneud penderfyniad ynglŷn ag ymchwilio, mae’n rhaid iddo yn gyntaf dderbyn cadarnhad gan y sefydliad ei fod yn gyfrifol am y mater yr ydych yn cwyno amdano.

Os ydy’r Comisiynydd yn penderfynu peidio agor ymchwiliad i’ch cwyn bydd yn egluro ei resymau am wneud y penderfyniad hwnnw.

Os ydy’r Comisiynydd yn penderfynu agor ymchwiliad  mae’n rhaid iddo lunio cylch gorchwyl i’r ymchwiliad ac ymgynghori ar y cylch gorchwyl â chi a’r sefydliad.

Mae’n rhaid i’r Comisiynydd gyflwyno hysbysiad tystiolaeth i’r sefydliad sydd yn ei gwneud yn ofynnol ar y sefydliad i gyflwyno gwybodaeth a thystiolaeth sydd yn berthnasol i'ch cwyn.

Cyn dyfarnu’n derfynol, mae’n rhaid i’r Comisiynydd ymgynghori â chi a’r sefydliad drwy gyflwyno adroddiad sydd yn nodi’r dyfarniad y mae’r Comisiynydd yn bwriadu ei wneud.

Os bydd y Comisiynydd yn penderfynu gweithredu ymhellach , mae’n rhaid iddo nodi’r camau gweithredu hynny yn y gofrestr camau gorfodi.

Ni all y Comisiynydd geisio dod i ddatrysiad buan i’ch cwyn. Mae Mesur y Gymraeg yn gosod y camau statudol y mae’n rhaid i’r Comisiynydd eu cymryd wrth ddelio â’ch cwyn.

Wrth i’r Comisiynydd gynnal yr ymchwiliad bydd yn ymgynghori â chi ar ddau gam penodol o’r broses. Bydd yn ymgynghori â chi er mwyn sicrhau bod yr ymchwiliad yn ystyried yr holl faterion sydd yn berthnasol i’ch cwyn. Bydd hefyd yn ymgynghori â chi ar ei ddyfarniad. Bydd cyfle i chi gyflwyno sylwadau ar yr adroddiad hwnnw ac mae dyletswydd ar y Comisiynydd i roi sylw dyledus i’r sylwadau hynny cyn dod i ddyfarniad terfynol.

Os nad ydych yn dymuno cyflwyno unrhyw sylwadau ar yr ymchwiliad ni fydd hyn yn rhwystro’r Comisiynydd rhag parhau â’r ymchwiliad. Bydd yn parhau i rannu dogfennau a’i benderfyniadau â chi er gwybodaeth a bydd modd i chi gysylltu a chyflwyno sylwadau pe baech yn dymuno gwneud hynny.

Mae Mesur y Gymraeg yn gosod camau penodol y mae’n rhaid i’r Comisiynydd eu cymryd fel rhan o’r ymchwiliad. Mae’r camau hynny yn cynnwys ymgynghori â chi a’r sefydliad yn ogystal â chyflwyno hysbysiad tystiolaeth i’r sefydliad. Mae hyn yn golygu nad yw ymchwiliad yn broses sydyn. Ar gyfartaledd gall ymchwiliad gymryd rhwng 6 a 9 mis.

Os bydd y Comisiynydd yn dyfarnu bod y sefydliad wedi methu â chydymffurfio gyda safonau’r Gymraeg, gall benderfynu gweithredu ymhellach. Mae’r Mesur yn nodi y gall y Comisiynydd weithredu ymhellach drwy:

• Ei gwneud yn ofynnol ar y sefydliad i baratoi cynllun gweithredu a fydd yn mynd i’r afael â’r methiant;
• Ei gwneud yn ofynnol ar y sefydliad i gymryd camau penodol a fydd yn mynd i’r afael â’r methiant;
• Rhoi cyhoeddusrwydd i’r methiant neu ei gwneud yn ofynnol ar y sefydliad ei hun i roi cyhoeddusrwydd i’r methiant;
• Gosod cosb sifil
• Rhoi cyngor neu argymhelliad i’r sefydliad, neu;
• Cytuno ar gytundeb setlo gyda’r sefydliad.

Bydd y Comisiynydd yn ymgynghori â’r achwynydd a’r sefydliad ar y modd y mae’n bwriadu gweithredu ymhellach wrth gyflwyno ei adroddiad arfaethedig. Gall y Comisiynydd hefyd benderfynu peidio â gweithredu ymhellach.

Os oes gennych chi gŵyn am sefydliad neu fudiad arall (e.e. busnesau neu rhan helaeth o elusennau) mae croeso i chi gysylltu â ni. Er nad oes gan y Comisiynydd bŵer cyfreithiol i weithredu ar gwynion am y sefydliadau hyn,  bydd ein tîm arbenigol ni'n ceisio eich helpu. Mae nifer o fusnesau ac elusennau wedi ymateb yn gadarnhaol i drafodaethau yn codi o sylwadau a phryderon gan y cyhoedd.

Mae gan achwynwyr rôl allweddol yng ngwaith y Comisiynydd i sicrhau bod sefydliadau yn cydymffurfio gyda’r safonau. Mae ymchwiliad statudol yn rhoi’r pŵer i’r Comisiynydd i orfodi sefydliad, sydd wedi methu â chydymffurfio, i newid ymddygiad.

Pwrpas ymchwiliad felly yw i alluogi’r Comisiynydd i gymryd camau i wella'r ffordd mae sefydliad yn darparu gwasanaethau neu yn ystyried y Gymraeg, ac yn atal y methiant rhag cael ei ailadrodd.  

Gallwch gyflwyno apêl i Dribiwnlys y Gymraeg os yw’r Comisiynydd yn dyfarnu nad oedd y sefydliad wedi methu â chydymffurfio â safonau’r Gymraeg. Mae’n rhaid i chi gyflwyno’r apêl i’r Tribiwnlys o fewn 28 diwrnod o dderbyn dyfarniad terfynol y Comisiynydd.