Ar adegau, bydd trydydd parti yn darparu gwasanaethau neu’n cyflawni gweithgaredd ar ran sefydliadau. Pan fo hynny’n digwydd, mae’r dyletswyddau o dan y safonau yn parhau i fodoli. Dyma gyfres o gwestiynau cyffredin sy’n egluro mwy ar hyn.
A oes rhaid i sefydliadau gydymffurfio gyda’r safonau pan fo trydydd parti yn gweithredu ar eu rhan?
Oes. Mae’n rhaid i sefydliadau gydymffurfio gyda’r safonau os yw trydydd parti yn gweithredu ar eu rhan. Noder bod gan rai Rheoliadau eithriadau allai olygu nad oes angen cydymffurfio dan amgylchiadau penodol. Cyfrifoldeb y sefydliad yw gwirio effaith unrhyw eithriadau.
Beth yw’r gofynion cyfreithiol?
Mae adran 1 ym mhob un set o Reoliadau Safonau’r Gymraeg yn gosod y gofynion.
Os bydd trydydd parti yn cyflawni gweithgaredd neu'n darparu gwasanaeth, a hynny:
- ar ran y corff sydd o dan ddyletswydd i gydymffurfio â’r safonau, ac
- o dan drefniadau a wneir rhwng y corff a’r trydydd parti
Rhaid i’r corff sicrhau bod y trydydd parti yn cydymffurfio â’r safonau sy’n berthnasol i’r gwasanaeth hwnnw.
Os nad yw’r trydydd parti yn cydymffurfio â’r safonau perthnasol, byddai’r corff yn gyfrifol am fethu â chydymffurfio â’r safonau hynny.
Beth mae hyn yn ei olygu?
Mae yna ddwy elfen i’r rheoliad yma, sef ‘unrhyw weithgaredd sy’n cael ei gyflawni gan gorff’, ac ‘unrhyw wasanaeth sy’n cael ei ddarparu gan gorff’. Pan fo unrhyw un o’r elfennau yma yn digwydd ‘ar ran’ sefydliad, yna mae’r ddyletswydd i gydymffurfio â’r safonau yn parhau.
Mae’r cymalau yn y Rheoliadau yn ei wneud yn glir na all corff sydd yn dod o dan y safonau osgoi ei ddyletswydd drwy gael trydydd parti i ddarparu’r gwasanaeth neu gyflawni’r gweithgaredd ar ei ran.
A yw’n berthnasol i’r safonau cyflenwi gwasanaeth yn unig?
Na, gall fod yn berthnasol i bob categori arall o safon (safonau llunio polisi, safonau gweithredu, safonau cadw cofnodion).
Oes angen i drydydd parti gydymffurfio gyda’r holl safonau?
Na. Rhaid i sefydliad sicrhau bod trydydd parti yn cydymffurfio â’r safonau sy’n berthnasol i’r gwasanaeth sy’n cael ei ddarparu ganddo ar ran y corff yn unig.
e.e. Os yw trydydd parti yn darparu gwasanaethau hamdden ar ran sefydliad, yna bydd unrhyw safon sy’n berthnasol i’r gwasanaeth hamdden hwnnw yn berthnasol, boed hynny yn safon cyflenwi gwasanaeth neu unrhyw gategori arall o safon. Golyga hynny bod y ddyletswydd i gydymffurfio yn bodoli wrth recriwtio staff i ddarparu’r gwasanaeth hamdden hwnnw.
Beth os nad oes cymal perthnasol yn y cytundeb gyda’r trydydd parti?
Nid yw diffyg cymal mewn cytundeb gyda’r trydydd parti yn golygu nad yw’r ddyletswydd i gydymffurfio yn bodoli. Cyfrifoldeb y sefydliad yw sicrhau bod partïon sy’n gweithredu ar ei ran yn gwneud hynny mewn ffordd sy’n cydymffurfio gyda’r safonau perthnasol.
Oes rhaid i’r trefniadau fod ar ffurf cytundeb ffurfiol?
Na. Gall hyn gynnwys unrhyw drefniadau sy’n cael eu gwneud rhwng corff a thrydydd parti. Nid oes rhaid i drefniadau fod yn ysgrifenedig na bod â theitl penodol. Yr hyn sy’n bwysig yw effaith y trefniant a bod hynny’n golygu bod bwriad i’r trydydd parti ddarparu’r gwasanaeth ar ran y corff.
Beth os yw’r trefniadau gyda’r trydydd parti wedi eu gwneud cyn y diwrnod gosod?
Mae’r safonau yn gymwys i wasanaeth a ddarperir gan drydydd parti os yw’r trefniadau wedi’u gwneud cyn diwrnod gosod y safonau. Rhaid i gorff felly gymryd camau i sicrhau bod y trydydd parti yn cydymffurfio â gofynion y safonau o’r diwrnod gosod ymlaen.
