Gweithdrefn gwyno ac ymchwilio: safonau’r Gymraeg

Os byddwn yn penderfynu peidio ymchwilio, byddwn yn ysgrifennu atoch i roi gwybod i chi am ein penderfyniad, ac i egluro ein rhesymau.  

Mae’n bosib y byddwn yn penderfynu delio gyda’ch cwyn mewn ffordd arall. Byddwn yn ystyried yr angen i ddefnyddio ein pwerau i roi cyngor ac argymhellion i’r sefydliad, a’r angen i fonitro unrhyw gamau y mae’r sefydliad wedi ymrwymo i’w cymryd i sicrhau nad yw’r sefyllfa yn codi eto. 

Byddwn yn rhoi gwybod i chi am eich hawl i ofyn i Dribiwnlys y Gymraeg adolygu’r penderfyniad. 

Os byddwn yn agor ymchwiliad, byddwn yn rhoi gwybod i chi a’r sefydliad dan sylw am ein penderfyniad.  

Bydd cynnal ymchwiliad yn ein galluogi i: 

• Baratoi adroddiad ar beth sydd wedi digwydd 
• Benderfynu ydy sefydliad wedi methu cydymffurfio â safonau’r Gymraeg
• Gymryd camau pellach i sicrhau nad yw’r methiant yn digwydd eto. 

Cylch gorchwyl 

Byddwn yn rhannu cylch gorchwyl drafft yr ymchwiliad, ac yn eich gwahodd chi a’r sefydliad i roi sylwadau arno o fewn 10 diwrnod gwaith (ond nid oes rhaid i chi wneud hynny os nad ydych yn dymuno).  

Byddwn yn ystyried y sylwadau fydd yn cael eu cyflwyno, cyn rhannu cylch gorchwyl terfynol yr ymchwiliad. Mae’r cylch gorchwyl fel arfer yn cynnwys: 

Disgrifiad o’r gŵyn 

Eglurhad pam fod hynny’n creu amheuaeth o fethiant i gydymffurfio â safon(au) 

• Y safonau y byddwn yn dyfarnu arnynt
• Amserlen camau nesaf yr ymchwiliad
• Tystiolaeth 

Fel arfer, byddwn yn gofyn i’r sefydliad gyflwyno tystiolaeth mewn ymateb i’r gŵyn. Gall hynny fod mewn ymateb i gyfres o gwestiynau y byddwn yn eu gofyn neu i gais am dystiolaeth benodol e.e. adroddiadau, cofnodion cyfarfodydd, sgrin luniau ayb. 

Os na fydd y sefydliad yn rhoi tystiolaeth i ni o’i wirfodd, byddwn yn ystyried yr angen i’w orfodi i wneud hynny drwy gyflwyno hysbysiad tystiolaeth iddynt.  

Mae’n bosib y byddwn yn gofyn i chi am wybodaeth neu dystiolaeth ychwanegol hefyd.  

Adroddiad a phenderfyniad drafft 

Ar ôl derbyn digon o dystiolaeth, byddwn yn paratoi adroddiad drafft yr ymchwiliad. Bydd yr adroddiad drafft yn cynnwys: 

• Disgrifiad o’r gŵyn
• Crynodeb o’r dystiolaeth
• Penderfyniad a yw’r sefydliad wedi cydymffurfio â’r safonau neu beidio
• Ein rhesymau dros ddod i’r penderfyniad
• Gwybodaeth am unrhyw gamau pellach y byddwn yn gofyn i’r sefydliad eu cymryd, ac ein rhesymau am hynny
• Gwybodaeth am unrhyw gamau pellach y byddwn ni’n eu cymryd 

Byddwn yn rhannu’r adroddiad drafft gyda chi a’r sefydliad, gan roi o leiaf 20 diwrnod gwaith i chi ymateb. Rydym yn eich annog i ymateb, ond nid oes rhaid i chi wneud hynny os nad ydych yn dymuno. 

Adroddiad a phenderfyniad terfynol 

Byddwn yn ystyried yn ofalus unrhyw sylwadau y byddwn yn eu derbyn, cyn penderfynu oes angen gwneud newidiadau. Wedi hynny, byddwn yn rhannu’r adroddiad a phenderfyniad terfynol gyda chi a’r sefydliad.   

Os byddwn yn penderfynu fod y sefydliad wedi cydymffurfio â safon, gallwch gyflwyno apêl yn erbyn y penderfyniad i Dribiwnlys y Gymraeg. Byddwn yn rhoi gwybod i chi sut i wneud hynny. 

Os byddwn yn penderfynu fod y sefydliad wedi methu cydymffurfio â safon, gall y sefydliad gyflwyno apêl i’r Tribiwnlys. Gall y sefydliad hefyd apelio yn erbyn unrhyw gamau gorfodi pellach y byddwn yn gofyn iddo gymryd, os yw’n credu fod y camau hynny yn afresymol neu’n anghymesur. 

Monitro camau pellach  

Os byddwn wedi gofyn i sefydliad gymryd camau pellach, byddwn yn gofyn iddynt gyflwyno tystiolaeth fod y camau hynny wedi eu cwblhau.  

Mae’n bosib y gallwn derfynu ymchwiliad mewn rhai amgylchiadau e.e. os daw’n amlwg yn fuan yn yr ymchwiliad nad yw sefydliad wedi gwneud unrhyw beth o’i le.  

Os bydd hynny’n digwydd, byddwn yn rhoi gwybod i chi a’r sefydliad am y penderfyniad, ac yn egluro ein rhesymau. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am eich hawl i ofyn i Dribiwnlys y Gymraeg am adolygiad o’r penderfyniad, a sut i gyflwyno cais.