Cwestiynau Cyffredin – Safonau Llunio Polisi: Dogfennau Ymgynghori

Dogfen sy’n gofyn i randdeiliad ystyried ac ymateb i gynigion mewn perthynas â phenderfyniad polisi.  

Mae Rheoliadau Safonau’r Gymraeg yn diffinio “penderfyniad polisi” fel unrhyw benderfyniad y mae corff yn ei wneud ynglŷn ag:

• arfer ei swyddogaethau
• cynnal ei fusnes

Mae’n ddiffiniad hynod o eang, ac nid yw wedi ei gyfyngu i ddogfennau ysgrifenedig a elwir yn “bolisïau” yn unig. Gall enghreifftiau gynnwys:

• cynnwys deddfwriaeth
• arfer pŵer statudol
  • penderfyniad i werthu canolfan hamdden
  • penderfyniad i gau ward ysbyty
• datganiad polisi
  • polisi enwau strydoedd
  • polisi cyfryngau cymdeithasol
• strategaeth neu gynllun strategol
  • cynllun corfforaethol
  • cynllun datblygu lleol
• strwythur mewnol
  • prosesau llywodraethiant
  • lleoliad swyddfa

Rhaid gwneud “ymdrech gydwybodol”[1] i ystyried effaith y penderfyniad ar y Gymraeg. Mae’r trothwy ar gyfer “ymdrech gydwybodol” yn dibynnu ar yr amgylchiadau ac mae’n rhaid gwneud mwy:

• mewn ardal sensitif neu arwyddocaol o ran y Gymraeg
• wrth i nifer a/neu faint yr effeithiau posib ar y Gymraeg gynyddu
• os oes polisi neu ganllaw lleol yn (e.e. yn y maes addysg neu gynllunio) yn gofyn am asesiad o effeithiau posib ar y Gymraeg

Mae’n fwy tebygol y bydd “ymdrech gydwybodol” yn cael ei wneud os oes ystod eang o effeithiau’n cael eu hystyried.

Nid yw’n ddigonol cynnwys cyfres o ddatganiadau ffeithiol, cyffredinol am y Gymraeg  (e.e. nifer a % siaradwyr Cymraeg yn yr ardal, gwybodaeth am ysgolion cyfrwng Cymraeg, gwariant y corff ar y Gymraeg ayb). Nid yw hynny gyfystyr ag ystyried effeithiau posib y penderfyniad penodol dan sylw ar y Gymraeg.

[1] Penderfyniad Tribiwnlys y Gymraeg yn achos Cyngor Castell-nedd Port Talbot v Comisiynydd y Gymraeg

Mae angen ystyried tri math o effaith:

• Positif
• Niwtral
• Andwyol

Rhaid hefyd ystyried effeithiau uniongyrchol ac anuniongyrchol ar y Gymraeg (e.e. os gwneir penderfyniad am addysg cyfrwng Saesneg, rhaid ystyried a fydd hynny’n effeithio ar addysg cyfrwng Cymraeg).  

Mae’r mathau o ffactorau y gellir eu hystyried yn cynnwys

• nifer y siaradwyr Cymraeg (mewn ardal, sector neu grŵp penodol)
• defnydd o wasanaethau Cymraeg
• defnydd cymdeithasol o’r Gymraeg
• is-adeiledd economaidd a diwylliannol cymunedau Cymraeg
• cyfleoedd i ddysgu’r Gymraeg

Mae enghreifftiau pellach o’r ffactorau y dylid eu hystyried ar gael yma.

Nac ydy. Mae’n rhaid i ddogfen ymgynghori “ystyried” effaith y cynigion ar y Gymraeg. Er mwyn gwneud hynny, mae’n rhaid cynnwys digon o wybodaeth yn y ddogfen ymgynghori fel y gall rhanddeiliaid ystyried ac ymateb yn ddeallus i’r cynigion. Nid yw’n dderbyniol trosglwyddo’r baich o adnabod effeithiau’r cynigion ar y Gymraeg i randdeiliaid.

Yn ogystal, mae’n rhaid i’r ddogfen ymgynghori “geisio barn” rhanddeiliaid. Gellir gwneud hynny drwy ofyn cwestiynau penodol yn y ddogfen sy’n gofyn am ymateb iddynt.  

Ydi. Gellir cynnwys yr asesiad yng nghorff y ddogfen neu fel atodiad iddi. Os yn cynnwys yr asesiad fel atodiad, dylid tynnu sylw at hynny.

Oes. Nid yw’n bosib gohirio’r ystyriaeth a roddir i effaith posib cynigion ar y Gymraeg hyd nes ddiwedd y cyfnod ymgynghori. Byddai hynny’n groes i ddiben y safonau hyn sy’n ei wneud yn ofynnol i ystyriaeth fod wedi ei roi ar ddechrau’r broses ymgynghori.

Mae’n bosibl y bydd yr ymgynghoriad yn amlygu effeithiau nad yw’r corff wedi meddwl amdanynt ar gychwyn y broses ymgynghori, a dylid ystyried yr effeithiau hynny wrth i’r broses o wneud y penderfyniad fynd yn ei flaen, ond nid yw hynny’n eithrio’r corff rhag ystyried yn gydwybodol ar gychwyn y broses.

Nac ydi. Mae ‘dogfen ymgynghori’ ac ‘adroddiad ymgynghori’ yn ddwy ddogfen ar wahân. Diben y safonau yw sicrhau fod ystyriaeth briodol yn cael ei roi i’r Gymraeg tra bo’r cynigion mewn cyfnod ffurfiannol. Mae ‘adroddiad ymgynghori’ yn ddogfen sy’n cael ei chreu ar ôl i’r broses ymgynghori ddod i ben, a ble bo penderfyniadau yn cael eu cymryd, ac felly nid yw’n berthnasol i’r safonau hyn.

Mae’r safonau hyn yn ymwneud â chyhoeddi dogfen ymgynghori ac nid dulliau eraill o ymgynghori neu ymgysylltu fel cyfarfodydd cyhoeddus, cyfweliadau wyneb yn wyneb, sesiynau galw mewn ayb. Er hynny, os oes dogfennau’n cael eu rhannu mewn digwyddiadau fel hyn sy’n gofyn i randdeiliad ystyried ac ymateb i gynigion polisi, yna mae’r safonau hyn yn berthnasol i’r dogfennau hynny.

Yn ogystal, mae prif ffrydio’r Gymraeg i ymarferion ymgynghori neu ymgysylltu eraill yn arfer da, a bydd yn helpu cyrff i gydymffurfio â’r safonau llunio polisi eraill.

Mae arweiniad pellach ar gael drwy ddilyn y dolenni isod:

• Cod Ymarfer i Reoliadau Safonau’r Gymraeg (Rhif 1) 2015[1]
• Safonau llunio polisi – dogfen gyngor arferion da
• Seminar dogfennau ymgynghori
• Seminar safonau llunio polisi
• Dyfarniad Tribiwnlys y Gymraeg: Cyngor Castell-nedd Port Talbot v Comisiynydd y Gymraeg
• Dyfarniad Tribiwnlys y Gymraeg: Cyngor Abertawe v Comisiynydd y Gymraeg

[1] Nid oes cod ymarfer ar gyfer setiau eraill o reoliadau safonau’r Gymraeg  wedi eu cyhoeddi eto, ond mae cynnwys y cod ymarfer hwn yn berthnasol i gyrff eraill sy’n ddarostyngedig i’r un ddyletswydd mewn rheoliadau eraill.